Erfolgreiche Planung von Digitalisierungsprozessen.
Umsetzung von Digitalisierungsprozessen

Was sind die zentralen Erfolgsfaktoren bei der Planung von Digitalisierungsprozessen und der Umsetzung von Digitalisierungsprozessen?

Basierend auf dem Wissen um die volkswirtschaftliche, aber vor allem betriebswirtschaftliche Bedeutung des Themas gilt es im ersten Schritt systematisch die spezifischen Herausforderungen für die jeweilige Branche, sprich das eigene Geschäftsfeld, aufzuzeigen. Dies erlaubt einen strategischen Blick auf die Marktpotenziale (Blick nach außen) und die firmeninternen Ressourcen und Abläufe (Blick nach innen) sowie die möglichen Risiken.

Dies schließt den Blick auf die Aktivitäten der Wettbewerber ebenso ein wie den Blick über den Tellerrand. Was außerhalb des direkten Wettbewerbsumfeldes bspw. in anderen Branchen entsteht kann auch für Ihr Unternehmen relevant werden. Definieren Sie das übergeordnete Gesamtziel für den Digitalisierungsprozess.

Ihr bestehendes Geschäftsmodell, die Architektur der Wertschöpfung (Ressource, Rollen, Funktionen, Prozesse, u.a.), Ihr Ertrags- und Kostenmodell (Erlösquellen, Kostenquelle) sowie Ihre Wertschöpfungskette inklusive der Lieferanten-, Partner- und Kundenbeziehungen bilden die Grundlage für alle weiteren Betrachtungen.lanung von Digitalisierungsprozessen Umsetzung von Digitalisierungsprozessen I

Vorgehensweise zur Umsetzung von Digitalisierungsprozessen

Ermitteln Sie Ihren aktuellen digitalen Reifegrad und Ihren firmenspezifischen Handlungsbedarf. Legen Sie einen Maßnahmenplan fest. Setzen Sie klare Prioritäten. Ordnen Sie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar zu. Nehmen Sie eine erste Zeitplanung vor. Strukturieren Sie operative Umsetzung inklusive der Beschaffung und Ein führung der entsprechenden Technologien (IT-Lösungen, etc.). Definieren Sie Zwischenziele. Verabschieden Sie Werkzeugen und Maßnahmen zur Ergebniskontrolle.

Ein Thema, das den gesamten Prozess begleitet, ist das Thema „Daten“ und zwar im Sinne Datenqualität, Datensicherheit und (personenbezogener) Datenschutz: welche Daten können wie gewonnen werden, wo werden Sie aufbereitet, aggregiert und gehalten, wann müssen Sie wann und wo konsistent verfügbar sein, wie müssen diese Daten gesichert sein und wie verhindere ich Missbrauch, welche Datenschutzrichtlinien sind zu erfüllen.

Planung von Digitalisierungsprozessen Umsetzung von Digitalisierungsprozessen I

Der grundlegende Erfolgsfaktor. Die Qualität der Projektplanung und -steuerung

Der grundlegende Erfolgsfaktor für die digitale Transformation ist, nicht zuletzt aufgrund der organisatorischen Komplexität, die Qualität der Projektplanung und -steuerung.

Planung und Realisierung fußen auf einer immer tieferen Detaillierung. Am Ende muss jedes Detail exakt mit sämtlichen anderen Details zusammenpassen. Wenn zwei Softwarebausteine nicht sauber ineinandergreifen, laufen Informationen falsch zusammen und produzieren fehlerhafte Ergebnisse.

Wenn Systeme nicht perfekt funktionieren, erzeugen sie permanent Fehlermeldungen und produzieren permanent Aufwände. Wenn die Logistikplanung nicht bis ins Detail durchdacht ist, entstehen Engpässe.

Planung von Digitalisierungsprozessen und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen II

Erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprozessen. youCcom® DigiMap und DigiArc

Transparente Abläufe, effizient steuerbare Prozesse, reduzierte Investitionskosten, minimierte Projektrisiken und Laufzeiten!

Im Zeitalter der Digitalisierung und dem damit einhergehenden wirtschaftlichen Wandel sehen sich immer mehr Unternehmen und ihre Arbeitnehmer damit konfrontiert, dass bestehende altbewährte Prozesse, entsprechende Arbeitsinhalte und die damit verbundenen Arbeitsmittel auf den Prüfstand gestellt werden. Nicht selten ist das Ergebnis, dass signifikante Änderungen nötig sind, um als Unternehmen wie auch als Arbeitgeber konkurrenzfähig zu bleiben und dem damit verbundenen Leistungs- und Kostendruck Stand zu halten.

Diese Situation ist längst nicht mehr nur in großen Organisationen anzutreffen, sondern wirkt sich mittlerweile signifikant auf Mittelstands- sowie Kleinunternehmen aus. Als Beispiel dafür könnte man die neue Datenschutzrichtlinie (DSGVO), die zum 25. Mai 2018 verpflichtend eingeführt wurde, nehmen. Diese Richtlinie definiert den Umgang mit Kundendaten vollkommen neu und zieht eine Vielzahl organisatorischer Aktivitäten nach sich, die sich konsequenterweise bis hin in die Datenhaltung der Kundenstammdaten auswirkt.

Kleinstunternehmen können diese Anforderung kurzfristig noch mit manuellen Arbeitsschritten umsetzen, obwohl auch hier die reelle Arbeitsbelastung steigt. Aber bereits mittelständische Unternehmen müssen sich eine (teil-)automatisierte Lösung für diese Herausforderung überlegen. Dabei bedeutet Automatisierung immer eine Software- und damit IT-unterstützte Umsetzung.

Genau an dieser Stelle kommen Herausforderungen zum Tragen, für die youCcom DigiArc und youCcom DigiMap nachhaltig eine leistungsfähige und zukunftsorientierte Lösung bietet. DigiArc/DigiMap macht alle Abläufe transparent und effizient handhabbar, reduziert die Investitionskosten, minimiert die Projektrisiken ebenso wie die Laufzeiten.

Die Herausforderung bei der Umsetzung von Digitalisierungsprozessen

Der Anforderungssteller, der in der Regel aus dem Fachbereich kommt und für seine tägliche Arbeit zwar Applikationen bedienen können muss, aber nicht verstehen muss, wie diese im Inneren funktionieren ist aufgefordert, einen Anforderungskatalog mit detaillierter Anforderungsbeschreibung zu erstellen. Diese wird dann der IT übergeben, die ihrerseits die Anforderungen verstehen muss, so dass die IT-seitigen Umsetzungen (…).

Klassische Aussagen sind im Rahmen der Umsetzung von Digitalisierungsprozessen:

• Anforderungssteller: „Wir haben der IT vor langer Zeit unsere detaillierten Anforderungen gegeben, aber da passiert nichts.“
• Anforderungssteller: „Das was die IT da umgesetzt hat, hat überhaupt nichts mit unseren Anforderungen zu tun.“
• IT: „Das was wir als Anforderung bekommen haben, ist völlig unbrauchbar, weil das so ein Fachchinesisch ist, das kein Mensch verstehen kann.“
• IT: „Wir haben eine gute Lösung hingestellt und jetzt kommt der Fachbereich und will etwas ganz Anderes haben.“

Erstaunlicher Weise ist festzustellen, dass die Beteiligten bei der Umsetzung von Digitalisierungsprozessen (…) und erhöht damit auch die Investitionskosten.

Die Anzahl der Iterationen ist dabei wesentlich abhängig von sogenannten soft facts wie zum Beispiel:

• Haben die beteiligten Mitarbeiter zueinander Vertrauen?
• (…)

Die Lösung

Genau an dieser Stelle setzt das Vorgehensmodell von youCcom DigiMap/DigiArc an, welches verschiedene Aspekte wie z.B. benötigte Mitarbeiterrollen im Anforderungs- und Umsetzungsprozess, Tool unterstützter Anforderungsprozess, Blick auf das Ganze im Sinne einer Facharchitektur, Projektplan, Roadmap, Projektverfahrensmodell etc. berücksichtigt bzw. orchestriert, so dass der benötigte Prozess im Rahmen der Digitalisierung geplant, begleitet und instrumentalisiert werden kann.

Projektverfahrensmodell zur Umsetzung von Digitalisierungsprozessen

In vielen Unternehmen werden noch klassische Projektverfahrensmodelle wie z.B. das Wasserfallmodell angewendet. Neuere Verfahren wie z.B. Scrum sind jedoch auf dem Vormarsch und verdrängen Schritt für Schritt die „alte Welt“. Letzten Endes ist es jedoch abhängig vom (…).

Bei der Anwendung von DigiMap/DigiArc ist es unerheblich, welches Verfahren zum Einsatz kommt. Wichtig ist jedoch, dass das gewählte Verfahren konsequent gelebt wird, damit sich die Akteure (Mitarbeiter sowie Externe) auf ein einheitliches und transparentes Regelwerk (Governance) verlassen können, was Vertrauen schafft. (…)

Im Kontext von Digitalisierungsprojekten zeigt die Erfahrung, dass Scrum Ansätze einfacher anwendbar sind, da Scrum dem Umstand Rechnung trägt, dass das Projektteam zu Beginn des Projekts den Scope (Umfang) noch nicht vollständig definieren und beschreiben kann. Die dann durch Scrum systemimmanent gewollte Agilität im Anforderungsmanagement macht es allen Beteiligten leichter, gerade in der Scoping Phase unnötige Aufwände zu vermeiden. Auf der anderen Seite müssen die Stakeholder, die das Projekt finanzieren mittragen, dass der Scope für eine längere Phase unsicher und nicht vollständig definiert ist, und damit auch die Unsicherheit der geschätzten Kosten erst im Laufe eines Projekts reduziert werden können.

Mitarbeiterrollen im Anforderungs- und Umsetzungsprozess

Ein entscheidender Baustein für das Funktionieren des Vorgehensmodells von DigiMap/DigiArc sind die Rollen, die durch die verschiedenen Mitarbeiter im Anforderungs- und Umsetzungsprozess gelebt werden müssen. Die hier verwendeten Rollenbezeichnungen orientieren sich an ITIL. Je nach Größe des Unternehmens kann es sein, dass verschiedene Rollen durch ein und dasselbe Team bzw. Mitarbeiter wahrgenommen werden. Dies ist kein Widerspruch zum Vorgehensmodell so lange die zugeordneten Aufgaben und Verantwortungen gelebt werden.

Business Owner

Der Business Owner ist verantwortlich dafür, dass die Anforderungen erarbeitet und gestellt werden. Weiterhin verantwortet er, dass Testfälle sowie Abnahmekriterien definiert werden und nach erfolgter Umsetzung durch die IT Tests und Abnahmen erfolgen.

Service Owner

Der Service Owner verantwortet den jeweiligen Service und muss sicherstellen, dass das Umsetzungskonzept mit seinem Service harmoniert.

Application Owner

(…)

Planung von Digitalisierungsprozessen und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen IV

Tool unterstützter Anforderungsprozess.

youCcom DigiArc zur Visulisierung des Anforderungsmanagements

Die Orchestrierung des Anforderungsprozesses stellt das Herzstück von youCcom DigiMap und DigiArc dar. Das Ziel ist diesen Prozess möglichst effizient zu gestalten, um auf diese Weise Blocker zu erkennen und Fehlentwicklungen zu vermeiden. Gelingt das ist der Effekt, dass keine unnötigen Investitionskosten produziert werden, die Projektlaufzeit optimiert wird und die Investitionssicherheit erhöht wird.

In dem Prozess setzt youCcom DigiArc dann an, wenn die Anforderungen beschrieben sind. Wie Eingangs erläutert, müssen die Anforderungen in eine für die IT verständliche Darstellung gebracht werden. Das passiert, in dem ein Team bestehend aus einem Business Architect, Business Owner und Service Ownern die Anforderungen sichten und in ein Schaubild (DigiArc) transferieren, dass die benötigten Funktionen und Datenflüsse visualisiert.

Im nächsten Schritt werden die (…). Am Ende dieses Arbeitsschritts steht demnach eine mit der Fach- und IT- Architektur in Einklang gebrachte visualisierte Anforderungsarchitektur zur Verfügung, die in der Umsetzungsphase (…).

Optional kann auf dieser Basis über ein Prototyping in einem Experimentierraum (Lab) DigiArc umgesetzt werden, um so in Zusammenarbeit von Fachbereich und IT ein besseres Gefühl zu bekommen, ob das Arbeitsergebnis die Anforderungen vollständig abdeckt.

Planung von Digitalisierungsprozessen und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen IV

Tool unterstützter Anforderungsprozess.

youCcom DigiMap als Roadmap/Projektplan

Sobald youCcom DigiArc (Anforderungsarchitektur) abgeschlossen ist, können die applikationsspezifischen Anforderungen mit ihren wesentlichen Attributen erfasst werden. Je nach Größe des Projekts und der Menge der Anforderungen kann eine Erfassung der Anforderungen Tool-basiert oder im Minimalprinzip in Excel erfolgen. Die Erfahrung zeigt, dass (…). Darunter fallen Informationen wie z.B. Business Owner, Service Owner, IT Owner, wann wird die Funktion (…), können diese nach DigiMap geladen werden.

youCcom DigiMap kann nun benutzt werden, um eine Roadmap aufzubauen, die in einem Projektplan mündet. Dabei liegt ein Fokus die Anforderungen so zu gruppieren, dass (…) blockiert zu werden. Populistisch ausgedrückt ist das Ziel „den Elefanten so klein zu schneiden“, dass er durch die Teams tragbar ist. Nach dem initialen Prozess zur Befüllung von DigiMap kann die Projektsteuerung darüber erfolgen.

In einer Zielausbaustufe im Rahmen der Organisationsentwicklung kann youCcom DigiMap dann auf eine erweiterte bzw. auf die gesamte Systemlandschaft ausgebaut werden, um so eine (…). Diese Vorgehensweise ist das Herzstück des Vorgehensmodells youCcom C2MP.

Planung von Digitalisierungsprozessen und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen V

Governance

Die besten Hilfsmittel nützen jedoch nichts, wenn die Spielregeln nicht klar und durch alle Beteiligten akzeptiert sind. Daher ist es wichtig eine auf die jeweilige Situation bezogen sinnvolle Governance zu definieren, in der sich alle Beteiligten wiederfinden.

Im Rahmen der Governance sind Gremien, Teams und deren Spielregeln zu definieren, die ohne Anspruch auf Vollständigkeit eine Antwort auf verschiedene Fragen haben:

• Wer entscheidet was?
• Wer produziert die Informationen, die für Entscheidungen benötigt werden?
• (…)

Je nachdem welche Größe und Organisationsform ihr Unternehmen hat, werden Sie als Leser jetzt denken „Das alles ist doch für mein kleines Unternehmen gar nicht nötig“ oder aber „Wir sind so filigran aufgestellt, dass mir das viel zu grob erscheint und einige Aspekte sind gar nicht berücksichtigt“.

Die Antwort auf beide Aussagen ist: „Sie haben Recht und sie haben auch Unrecht.“ Entscheidend ist, dass man das Vorgehensmodell so einsetzt und lebt, dass es auf die jeweilige Situation angepasst eine Unterstützung bietet, die die jeweiligen Aufgaben beherrschbar macht.

Planung von Digitalisierungsprozessen und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen V

Digitale Projekt- und Managementtools

Gerade der Zeit- und Ressourcenaufwand wird oft als zu hoch eingestuft. Zudem kommt es sehr häufig zu Doppelarbeiten. Denn gerade abteilungsübergreifende Projekte, wie sie im Zuge der digitalen Transformation an der Tagesordnung sind, erzeugen einen Koordinations- und Steuerungsaufwand, dessen Komplexität selten über Emails, Arbeitslisten und Schnittstellenmatrizen beherrscht werden kann.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die richtige und ausgewogene Auswahl von Projekt- und Managementtools zum Einsatz zu bringen.

Am Markt gibt es dafür eine Vielzahl von Tools (z.B. Jira, Trello , MS Project etc.), die je nach Situation (Anzahl der beteiligten Mitarbeiter, Projektvorgehensmodell, Anforderungen) passend oder aber unpassend sind.

Einer der wichtigsten Aspekte ist jedoch, dass alle Umgebungsparameter wie z.B. benutzte Tools, Projektvorgehensmodell etc. durch die Organisation und d.h. konkret durch die beteiligten Mitarbeiter gelebt und beherrscht werden muss. An dieser Stelle bildet das Vorgehensmodell youCcomC2MP mit DigiArc und DigiMap die fehlende Schnittstelle zwischen den Anforderungen in Form von Fachkonzepten und den am Markt erhältlichen Tools, die zwar vollumfängliche Lösungen für die Projektmanagement und IT-Entwicklungssteuerung bieten, aber die Schnittstelle zur Anforderungsseite oftmals außen vorlassen.

Ist jedoch diese Lücke geschlossen, so bilden diese Tools die Grundlage für eine Feinsteuerung der Umsetzung von Initiativen. Beispielsweise können in Jira alle Anforderungen (Epics) aufgenommen und dann feinstrukturiert (Tasks, Issues) zur Umsetzung weitergegeben werden. Intern wird dabei ein Workflow genutzt, in dem die verschiedenen Arbeitsschritte abgebildet werden und damit in der Verarbeitungskette weitergegeben werden können. Auch können für den Einsatz von Scrum als Projektvorgehensmodell Sprints definiert werden, die dem Team vollautomatisiert ihre jeweiligen Tätigkeiten zuweisen. Darüber hinaus wird aber auch mittels einer Kanban Darstellung die Umpriorisierung von einzelnen Tasks ermöglicht, sowie über definierbare Reports Analysen in Bezug auf z.B. die Velocity unterstützt. Festzuhalten ist aber hier, das System ist nur so gut, wie es aufgesetzt und genutzt wird.