Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Was muss bzw. sollte ich bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung beachten?

Hier bieten wir Ihnen unsere Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung mit allen zentralen Fragen zur Anbieterauswahl. Aus einer Vielzahl von Kunden-Ausschreibungen und entsprechenden Anforderungskatalogen haben wir für Sie die Kunden-Kriterien psychische Gefährdungsbeurteilung in einer Checkliste zusammengestellt.

Die Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung unterteilt sich in die folgenden Rubriken:

Für youCcom smartLion setzen wir hinter jede Rubrik einen Haken. Was leistet Ihr alternativer Anbieter?

Unsere Kunden geben sich nicht mit einer halbgaren Lösung zufrieden!

Bleibt nur eine Frage:
Sie auch?

Kommunikationsstrategie

  • Gibt es eine Kommunikationsstrategie?

  • Gibt es Best-Practice-Standards zur Sicherstellung von a) einer durchschnittlichen Beteiligungsquote von über 80% b) einer hohen Identifikation aller Ebenen mit dem Prozess und den Ergebnissen?

  • Gibt es Vorlagen/ ein Best-Practice-Prinzip mit allen Informationen wie Artikel, Intranet-Beiträge uvm. für alle Kommunikationskanäle?

  • Erfolgt die Abstimmung im Rahmen der Softwarelösung für das Gremium und alle Entscheider*innen?

  • Werden Bedenken abgebaut durch Online-Offline-Informationsformate für Führungskräfte und Mitarbeitende, ergänzt durch bspw. den Gang durch die Abteilungen?

Prozess/ zeitliche Aufwände

  • Ist der Prozess maximal effizient?

  • Ist der Aufwand für das Gremium gering? (Benchmark: 2 mal 90 Minuten)

  • Ist der Aufwand für ein Mitglied der Personalabteilung zur Abstimmung der Adressen für die Befragung (Screening) je nach Unternehmensgröße sehr gering? (Benchmark: 30 bis 90 Minuten)

  • Ist der Aufwand für die Personalabteilung zur Terminierung der Fokusgruppen und Führungskräftegespräche sehr gering? (Benchmark: auf Abstimmung der Termine und Räumlichkeiten beschränkt, alle Termine werden im Anschluss über ein zentrales Onlinebuchungstool verwaltet)

  • Werden alle Führungskräfte mit an Bord genommen und gut informiert? (Benchmark: 30-minütiges Online-/ Vor-Ort-Informationsformat)

  • Ist die Befragung der Mitarbeitenden und Führungskräfte kurz und werden so Ressourcen geschont? (Benchmark: 14 Minuten)

  • Ist der zeitliche Aufwand für die Mitarbeitenden im Rahmen der Feinanalyse begrenzt? (Benchmark: 90 Minuten)

  • Ist der zeitliche Aufwand für die Führungskräfte im Rahmen des Führungskräfte-Analyse- und Umsetzungsgesprächs begrenzt? (Benchmark: 90 Minuten)

Datenschutz/ DSGVO-Konformität

  • Zu 100 Prozent gewährleistet?

  • Erfüllt die gemäß DSGVO und BDSG genannten Anforderungen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen?

  • Auswertungen der Befragungsergebnisse ausschließlich in anonymisierter Form?

  • Trennung von Adress- und Ergebnisdaten, d.h. Datensätze werden entkoppelt?

  • Erfüllung der Dokumentationspflichten und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten?

  • Verpflichtung zum ausschließlichen Download anonymisierter Datensätze?

  • Eigene https-Server (Standort in Deutschland), die alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen?

  • Schutzmaßnahmen der Zugangskontrolle und der Zugriffskontrolle?

  • Schutzmaßnahmen der Weitergabekontrolle?

  • Schutzmaßnahmen der Eingabekontrolle?

  • Schutzmaßnahmen der Verfügbarkeitskontrolle?

  • Schutzmaßnamen zur Trennungskontrolle?

Software

  • Eigene Plattform vorhanden?

  • Softwaretool zur Gesamtprozess-Steuerung, alle Informationen im Zugriff?

  • Alle Auswertungen digital in Real- und Near-Time zur Verfügung gestellt?

  • Klares Rollen- und Zugriffskonzept?

Screening (Grobanalyse/ Befragung)

  • Befragung auf allen technischen Plattformen online sowie offline möglich?

  • Online-Offline-Entscheidung über Format je Erhebungseinheit möglich?

  • Keine Einschränkung hinsichtlich der Anzahl der möglichen Erhebungsgruppen (softwareseitig bis 2.500)?

  • Keine Einschränkung hinsichtlich der Anzahl der möglichen Tätigkeitsbereiche (softwareseitig bis 2.500)?

  • Separater Ergebnisbericht für Einheiten mit mehr als 5 auswertbaren Fragebögen?

  • Zuordnung je Standort, Business Unit, etc. mit entsprechenden Auswertungen möglich?

  • Fragebogen basiert auf einem wissenschaftlich validierten Modell (exklusiv, rechtlich geschützt), hohe wissenschaftliche Erklärungskraft zu allen Kernthemen?

  • Fragebogen, Auswertung und Begleitung aus einer Hand?

  • Befragung (Kernmodul) dauert weniger als 20 Minuten, um Personalressourcen zu schonen?
  • Alle wichtigen Themen in kostenlosen Zusatzmodulen (digitale Transformation, KI, Kultur/ Leitbild, Home-Office/ Remote Work/ New Work, Gewalt am Arbeitsplatz, Dienstreisen, Corona/ Pandemien, etc.)?
  • Modulauswahl je Tätigkeitsbereich möglich, per Click im Rahmen der Softwarelösung für das Gremium?

  • Sprachabdeckung in Deutsch und Englisch wissenschaftlich validiert, weitere Sprachen verfügbar?

  • Prüfung der Beteiligungsquoten im Zeitverlauf?

  • Status und Zwischenergebnisse abrufbar, im Rahmen der Software jederzeit im Zugriff?

  • Auswertung durch den Anbieter mit hoher Fachexpertise?

  • Ergebnisse bis zu welcher Detailebene – ist ein Daten-Drill-Down (sowie aggregierte Daten) in allen Detailstufen und auf allen gewünschten Ebenen möglich?

  • Ergebnisse vergleichbar auf Standortebene – sind Standortvergleiche zu allen Inhalten möglich?

  • Umfangreiche Vergleichsdatensätze zu allen Items – Best Practice?
  • Werden bei Bedarf (alternativ zur Kombination Screening/ Feinanalyse) Analyse-Workshops oder Begehungen bzw. Einzelinterviews angeboten?

Feinanalyse (Mitarbeitenden-Fokusgruppen und Führungskräfte-Analyse- und Umsetzungsgespräche)

  • Mündet die Vorgehensweise in einen umsetzbaren Maßnahmenplan, d.h. erfolgt durch die Qualifizierung der Maßnahmen im Rahmen des Doppelformates die Umsetzung des Maßnahmenplanes im direkten Anschluss?

  • Können die Führungskräfte die Doppel-Formate bereits während des Screenings online buchen?

  • Sind die Formate Online und Vor-Ort in Präsenz durchführbar?

  • Beginnen die Formate für die Feinanalyse rund 2 Arbeitstage nach Beendigung des Online-Screenings?

  • Erfolgt die Feinanalyse im hocheffizienten 90+90-Minuten-Doppelformat?

  • Wird die Herleitung der Lösungen live abgestimmt im O-Ton dokumentiert, damit alle Teilnehmenden transparent informiert sind?

  • Findet die Beschreibung der Hintergründe und Ursachen sowie die Formulierung von Lösungsvorschlägen im Rahmen von Workshops für die Mitarbeitenden (Fokusgruppen) statt und stehen die entsprechenden Auswertungen direkt (real-time) zur Verfügung?

  • Findet die Formulierung und u.a. Priorisierung, Adressierung der Maßnahmen im direkten Anschluss im Rahmen eines 1:1/x-Formates mit der Führungskraft statt?

  • Werden alle Maßnahmen und deren Herleitung vollständig und rechtssicher im Rahmen einer Software dokumentiert?

Maßnahmen-Steuerung und -Tracking

  • Werden die Maßnahmen Real-Time in das Maßnahmensteuerungstool der jeweiligen Führungskraft übertragen und das Tool erläutert?

  • Kann die Führungskraft die Ergebnisse den Mitarbeitenden direkt vorstellen und mit ihren Mitarbeitenden im Rahmen des Prozessmanagement-Tools direkt mit der Umsetzung starten?

  • Werden alle wichtigen Ebenen bspw. für strategische Themen (Betriebs-/ Personalrat, HR, IT, Vorstand, etc.) gezielt adressiert und Informationen in Reports aufbereitet?

  • Ist der jeweilige Status der Umsetzung auf verschiedenen Aggregationsebenen jederzeit abrufbar bzw. im Zeitverlauf verfolgbar?

Wirkungs- und Erfolgskontrolle/ Folgeprozess/ Rechtsicherheit

  • Erfolgt die Sicherstellung der Wirksamkeit und die entsprechende Rechts- und Investitionssicherheit für den Arbeitgeber im wissenschaftlich vollständig validierten Modell regelmäßig (quartalsweise) im Rahmen einer Kurzbefragung?

  • Können die Ergebnisse standardmäßig dem Stand der Maßnahmenumsetzung und KPIs des Unternehmens gegenübergestellt werden?

  • Sind alle Vergleichsdaten und Zeitreihenanalysen in einer Software jederzeit abrufbar?

Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Wichtige Aspekte. Diese Punkte sollten Sie in Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung berücksichtigen
Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Punkt 1- Verständnis und Handlungssicherheit als zentrales Element Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Schaffen Sie Verständnis und Handlungssicherheit. Als Fachexperten bieten wir Ihnen deutschlandweit alle wichtigen Informationen und Veranstaltungsformate für Ihre Lösung Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung. Wir machen Sie fit für eine rechtskonforme und praxistaugliche Planung und Umsetzung einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung.

Punkt 2 – Akzeptanz als zentrales Element Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Schaffen Sie bereits im Vorfeld Verständnis, Transparenz und Handlungsfähigkeit durch Strukturen, die das Projekt unterstützen. Dazu gehört etwa ein Steuerungsgremium aus Geschäftsführung, Personalleitung, Interessenvertretung, u.a. Qualifizieren Sie Ihre Entscheider, Verantwortlichen, Multiplikatoren und Prozessmanager.

Informieren Sie als Arbeitgeber Ihr Personal über Führungskräfteworkshops und Informationsveranstaltungen rechtzeitig über das Vorhaben.

Punkt 3 – Qualifizierte Beratung und effektives Projektmanagement Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung:

Kompetente Beratung, effektives Projektmanagement und eine optimale Prozessarchitektur sind entscheidend für eine fundierte Lösung und zentrales Element Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung. Lassen Sie sich im Rahmen der Anbieterauswahl zum frühestmöglichen Zeitpunkt aufzeigen, wie der Ablauf der GBpsych und das notwendige begleitende Marketing stattfinden wird. Sind die benötigten Kompetenzen in Projekt- und Changemanagement vorhanden? Genügen die eingesetzten Werkzeuge wissenschaftlichen Standards, d.h. sind sie validiert und evidenzbasiert? Messen sie, was sie sollen, und liefern sie aussagekräftige Ergebnisse? Basiert das Modell auf den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen was psychische Gefährdungen anbelangt? Ist eine Auswertung unter datenschutzrechtlichen Aspekten gewährleistet?

Es kann im Prozess notwendig sein, vorhandene Konflikte zwischen den betrieblichen Akteuren bereits im Rahmen der Vorbereitung so weit zu bearbeiten, dass eine Debatte über Gesundheitsgefährdungen und Veränderungsmöglichkeiten konstruktiv und effektiv erfolgt. Auch aus dieser Perspektive betrachtet ergibt sich die Notwendigkeit eines professionellen Prozessmanagements.

Planungssicherheit zu haben, Leistungen in der Erfassung der psychischen Belastungen, aber auch vor allem der Ableitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen nach Bedarf abrufen zu können, bedingt, ein entsprechend großes Team auf Seiten des Anbieters zu haben. Klar definierte Verantwortlichkeiten ermöglichen die effektive Koordination im Projekt. All dies sind zentrale Elemente Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Punkt 4 – Rechts-, Prüf- und Normsicherheit als zentrales Element Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Nutzen Sie einen wissenschaftlich validierten und evidenzbasierten Fragebogen. Neben der Abbildung psychischer Belastungen in den Merkmalsbereichen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) „Arbeitsaufgabe“ (z.B. Ausmaß an Verantwortung), „Arbeitsorganisation“ (z.B. Länge oder Lage der Arbeitszeit), „soziales Umfeld“ (z.B. Wertschätzung durch Vorgesetzte, Kollegen, Kunden) und „Arbeitsbedingungen“ (z.B. Klimabedingungen, ergonomische Gestaltung) sollte auch die persönliche arbeitsbezogene Widerstandskraft Berücksichtigung finden. Dies leisten etwa speziell für diesen Zweck entwickelte GBpsych Analysetools. Inhalte und Länge des Fragebogens und die Verständlichkeit der Fragen entscheiden über die Akzeptanz der Mitarbeitenden und haben einen entscheidenden Einfluss auf die Güte der Ergebnisse. Eine youCcom Onlinebefragung dauert rund 14 Minuten.

Punkt 5 – Datenschutz und Anonymität als zentrales Element Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Eine adressatengerechte und den Anforderungen des Datenschutzes entsprechende Aufbereitung der Ergebnisse ist ein Muss als zentrales Element Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung. Ein optimales Berichtssystem aggregiert die einzelnen Aussagen auf der Basis multivariater statistischer Verfahren zu Themen, um sowohl einen prägnanten Gesamtüberblick als auch durch detaillierte Betrachtungen erklärende Anhaltspunkte zu erhalten. Die Ergebnisse sollten im Rahmen des Steuerungsgremiums besprochen und den Mitarbeitern vorgestellt werden. Beste Beratung Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung heißt: Wir begleiten Sie in allen Schritten als neutraler Dritter.

Punkt 6 – Klare Zielsetzung mit Blick auf die Maßnahmen als zentrales Element Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Der Fokus des vollständig zu dokumentierenden GBpsych-Prozesses liegt auf der Entwicklung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen. Optimal ist es, wenn die Analyse und die Umsetzung aus einer Hand erfolgen, um Informationsverluste und Inkonsistenzen zu vermeiden. Beste Beratung ist ein entscheidender Aspekt der Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung – Kompetenz, Praxiserfahrung und lokale Verfügbarkeit sind hier entscheidend.

Punkt 7 – Wirkungskontrolle als zentrales Element Ihrer Checkliste Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Mit Blick auf die gesetzlich geforderte Wirkungskontrolle sollten geeignete Controlling- und Monitoring-Schlüsselkennzahlen zur Steuerung der Strategien der Organisations- und Personalentwicklung sowie des betrieblichen Gesundheitsmanagements gezielt erhoben und ausgewertet werden. Denkbar ist hierzu etwa der Einsatz einer Fragebogensoftware im Zeitverlauf mit einer klaren Fokussierung bspw. auf einzelne Stressoren, die sich als Frühwarntool im Arbeitsschutz nutzen lässt.

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